Je bent ondernemer en runt je bedrijf al een paar jaar. Je werkt hard en zorgt dat de bestelling van je klanten gelijk verwerkt en verzonden wordt. Je verwacht op jouw beurt dat je klanten op tijd betalen voor jouw diensten en producten. Jammer genoeg loopt dit niet altijd even gestroomlijnd als je zou willen. Hoe zorg je ervoor dat je klant wel op tijd betaald?
Langsgaan bij de klant
Mocht je er zelf tijd voor hebben, of een medewerker kunnen sturen, dan kan het nuttig zijn om langs te gaan. Op die manier kun je samen met de klant bespreken waarom ze nog niet betaald hebben. Wellicht helpt het hen om een betalingsregeling te treffen. Zo behoud je goed contact met de klant en kunnen jullie, mits er uiteindelijk betaald is natuurlijk, een nieuwe samenwerking aangaan.
Aanmaning
Als langsgaan en bespreken wat de opties zijn, nog steeds geen uitkomst biedt dan kun je een aangetekende aanmaning sturen. Een aanmaning zorgt ervoor dat je klanten weten dat het menens is, maar is tegelijkertijd ook een wettelijk bewijsstuk. Vanaf het moment van de aanmaning mag er een boeterente worden gerekend over het te vorderen bedrag. Een tweede aanmaning sturen kan uitkomst bieden. Zo weet de debiteur dat het echt de laatste keer is dat het bedrag betaald kan worden. Het is wederom belangrijk om de brief aangetekende te versturen zodat je deze in je administratie kan verwerken. De brief kan weer gebruikt worden als bewijsstuk.
Ingebrekestelling
In een ingebrekestelling geef je aan dat de debiteur (de klant) het bedrag kan overmaken, voordat de incassoprocedure wordt gestart. Mocht de klant dan nog niet betalen, dan kun je als ondernemer contact opnemen met een incassobureau. Dit kan weer leiden tot een gerechtelijke procedure. Mocht er dan vastgesteld worden dat er niet betaald kan worden. Dan rest er nog maar één oplossing om het bedrag te ontvangen, namelijk: schuldbewaking.
Schuldbewaking
Schuldbewaking houdt in dat debiteuren, de klanten, continu financieel in de gaten gehouden worden nadat bleek dat zij na de juridische fase niet konden betalen. Schuldbewaking wordt ook wel herincasso genoemd. Er wordt periodiek bekeken of het voor de klant nu wel mogelijk is om te betalen. Als er veranderingen zijn in inkomen, financiën of adresgegevens dan zit de debiteur financieel ruimer. Wellicht lukt het de debiteuren om binnen een aantal jaar wél de openstaande betaling te doen. Dan kan dat het moment zijn om alsnog het bedrag te vorderen.